A.3. Yönetim Sistemleri
A.3.1. Bilgi yönetim sistemi
Üniversitemizde kurumsal bilginin elde edilmesi, saklanması ve veri olarak kullanılmasına destek olacak bilgi yönetim sistemleri bulunmaktadır. Söz konusu bilgi sistemleri üniversitenin amaçları doğrultusunda tüm birimler tarafından benimsenmiş ve etkin bir şekilde kullanılmaktadır.
Üniversitemizin tüm süreçlerine ilişkin yazışmalar Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden elektronik ortamda yapılmaktadır. Böylece tüm süreçlere ilişkin veriler EBYS’de depolanarak arşivlenmektedir. Bununla birlikte EBYS uygulamasıyla kurum dışı yazışmalar Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile alınması ve gönderilmesi sağlanmaktadır (A.3.1.1). Akdemik personelin ek ders işlemlerini gerçekleştirmek üzere Ek Ders Yazılımı ve ar-ge projelerinin yürütülmesi ve takip edilmesi amacıyla BAP otomasyonu kullanılmaktadır (A.3.1.6) (A.3.1.7).
Üniversitemiz öğrenci işleriyle ilgili süreçler ve öğrenci verilerinin takibi Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) ile gerçekleştirilmektedir. E-devlet uygulamasıyla entegre olan OBS öğrenci belgesi alınması, mezuniyet ve diploma doğrulama süreçlerinde önemli katkılar sağlamaktadır(A.3.1.3.). Uzaktan eğitimin gerçekleştirilmesi sürecinde online eğitim ve ölçme değerlendirme faaliyetleri “Uzaktan Eğitim Sistemi (ALMS) ile gerçekleştirilerek sistemde depolanmaktadır (A.3.1.2.). Mezun öğrencilerin takibini sağlamak ve gerekli iyileştirmeleri yapmak üzere Mezun Bilgi Sistemi (MBS) kullanılmaktadır (A.3.1.5.). Ayrıca idari süreçlere ilişkin bilgilerin depolanması ve izlenmesi için “Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi” (KBS), “Yeni Harcama Yönetim Sistemi” (MYS) kullanılmaktadır.
Kalite süreçlerini beslemek ve entegre bilgi sistemi oluşturmak amacıyla Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) satın alma yoluyla temin edilmiştir (A.3.1.8). Akademik performansın izlenmesi için Siirt Üniversitesi Akademik Veri Sistemi (AP-SİS) üniversitemiz bünyesinde kurulmuş ve YÖKSİS ile entegre olarak kullanılmaktadır Böylece performans göstergeleri için doğru ve erişilebilir veriler elde edilmektedir(A.3.1.4.). Bilgi yönetim sistemlerinin iyileştirilmesi amacıyla Harran Üniversitesiyle iş birliği yapılarak akademik veri izleme ve akademik teşvik süreçlerinin otomasyon sistemiyle gerçekleştirilmesini sağlanarak bilgi yönetim sistemi alt yapısı iyileştirilmiştir. Ayrıca mevcut bilgi yönetim sistemlerinin daha etkin kullanılması amacıyla güncellemeler yapılmakta ve ilgili paydaşlara bu konuda eğitimler verilerek sürecin iyileştirilmesi sağlanmaktadır (A.3.1.9.) (A.3.1.10.). (A.3.1.11.).
Olgunluk Düzeyi (4): Kurumda entegre bilgi yönetim sistemi izlenmekte ve iyileştirilmektedir.
A.3.2. İnsan kaynakları yönetimi
Üniversitemizde insan kaynakları yönetimine ilişkin kurallar ve süreçler; devlet memurları kanunu, yükseköğretim personel kanunu, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği gibi dış kaynaklı kurallar ile kurum içi kaynaklar olan insan kaynakları politikası, görev tanımları, akademik yükseltilme ve atama kriterleri yönergesine uygun olarak yürütülmektedir (A.3.2.1.) (A.3.2.2.) (A.3.2.3.) (A.3.2.4.). İnsan kaynaklarına ilişkin yürütülen süreçler şeffaf, kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik ilkeleri gereği erişilebilir olarak web sitesinde paylaşılmaktadır (A.3.2.5.).
İnsan kaynağına ilişkin stratejik plan (2023-2027)’de belirlenen hedefler doğrultusunda izleme çalışmaları için birimlerin hazırladığı faaliyet raporları ve AP-SİS bu süreçte kaynak olarak kullanılmaktadır. İnsan kaynaklarının etkinliği ve verimliğini arttırmak üzere izlenen politikalara ilişkin geri dönüşleri almak üzere paydaş yönergesinde öngörüldüğü şekilde anket uygulanmaktadır. Ayrıca birimler tarafından da insan kaynaklarının memnuniyetlerini değerlendirmek üzere anketler uygulanmaktadır (A.3.2.6.). Bunun yanı sıra üniversitede sunulan hizmetlere yönelik sağlık kültür ve spor daire başkanlığı, bilgi işlem daire başkanlığı gibi birimler tarafından anketler uygulanmıştır(A.3.2.7.) (A.3.2.8.). Memnuniyet anketlerine ilişkin geri dönüşler çerçevesinde teknik alt yapı, hijyen, fiziki olanaklar gibi alanlarda iyileştirme adımları atılmıştır(A.3.2.9.) (A.3.2.10.).
Üniversitemizde insan kaynağının niteliğini arttırmak ve küresel değişimlere ayak uydurabilmesini sağlamak üzere Öğrenme ve Öğretme Uygulama Araştırma Merkezi kurularak eğitim seminerleri yapılmaktadır (A.3.2.18.). Ayrıca 2023 yılında kurumsal ve kişisel performansı arttırmaya yönelik olarak dijital dönüşüm, iş sağlığı ve güvenliği, veri tabanı kullanımı gibi konularda eğitim seminerleri düzenlenmiştir (A.3.2.12.) (A.3.2.13.) (A.3.2.14.). Ayrıca akademik personelin motive olmasını sağlamak, performansını izlemek ve ödüllendirmek üzere akademik performans teşvik yönergesine uygun olarak ödül töreni gerçekleştirilmektedir (A.3.2.15.). İnsan kaynağının motivasyonu ve ödüllendirilmesine yönelik süreç Akademik Performans Teşvik Yönergesinin yanı sıra 2023 yılında gelen talepler doğrultusunda iyileştirilerek ödül yönergesi hazırlanmış böylece idari personellerinde ödül almaları sağlanmıştır(A.3.2.16.) (A.3.2.17.).
Olgunluk Düzeyi (4): Kurumda insan kaynakları yönetimi uygulamaları izlenmekte ve ilgili iç paydaşlarla değerlendirilerek iyileştirilmektedir.
A.3.3. Finansal yönetim
Üniversitemizin gelirleri, hazine yardımı sermaye, hazine yardımı cari, diğer çeşitli gelirler ve teşekkür ve mülkiyet gelirleri olarak 3 gruba ayrılmaktadır. Teşebbüs ve mülkiyet gelirleri altında 1 öğretimden elde edilen gelirler, 2 öğretimden elde edilen gelirler, tezsiz yüksek lisans gelirlerinden elde edilen gelirler, sosyal tesis işletme gelirleri, kantin kafeterya işletme gelirleri, yurt yatak ücreti gelirleri, diğer hizmet gelirleri lojman kira gelirleri, diğer taşınmaz kira gelirleri olarak gruplandırılmaktadır. Hazine yardımı gelirleri cariye ve sermaye olarak iki gruba ayrılmaktadır. Cari gelirler ile üniversitenin yıl içerisinde yaptığı maaş SGK ve muhtelif cari giderler karşılanmaktadır. Sermaye gelirleri ile üniversitenin yatırım programındaki projelerin giderleri karşılanmaktadır. Öğrenci katkı payı telafi gelirleri, araştırma projeleri gelir payı çeşitli para cezaları ve faiz gelirleri ise diğer gelirler grubunda toplanmaktadır. Finansal kaynakların yönetimi hazine ve maliye Bakanlığı'nın ve ilgili kuruluşlarının yayınladıkları uygulama esasları kapsamında yürütülür (A.3.3.1.) (A.3.3.2.).
Kaynakların etkin ve verimli kullanılması için performans esaslı bütçeleme süreçleri sağlıklı bir şekilde takip edilir. Finansal kaynakların planlanmasından uygulanmasına kadar olan tüm süreçler stratejik plan ile uyumlu şekilde yerine getirilir. Yapılan uygulamalar performans programı raporu, yatırım izleme ve değerlendirme raporu, kurumsal mali durum ve beklentiler raporu, brifing raporu, idare faaliyet raporu ile izleme ve kontrol süreçleri tamamlanır böylelikle mali disiplin sağlanmaya çalışılır (A.3.3.3.) (A.3.3.4.) (A.3.3.5.).
Olgunluk Düzeyi (4): Kurumda finansal kaynakların yönetim süreçleri izlenmekte ve iyileştirilmektedir.
A.3.4. Süreç yönetimi
Üniversitenizde gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin süreçler ve alt süreçler tanımlanarak süreç yönetimi el kitabı olarak yayınlanmıştır. Süreç yönetimine ilişkin iş akışlarında prosedürler, sorumlular ve sahiplenme açıkça belirtilmiştir (A.3.4.1.). İş akışlarında belirtilen işlemlere ilişkin formlar hazırlanmış ve ilgililerin erişebileceği şekilde yayınlanmıştır (A.3.4.2.). Ayrıca süreçlere ilişkin risk analizleri yapılar risk temelli proses yönetimi sağlanmaktadır (A.3.4.3.).
Süreç yönetimini güvence altına alan ve sürekli iyileştirme döngüsünü gösteren (PUKÖ) kalite güvence mekanizması oluşturulmuş ayrıca süreçlere ilişkin eylem planları hazırlanmıştır. Bu çerçevede faaliyetler sürekli iyileştirme döngüsüyle gerçekleştirilmektedir (A.3.4.4.) (A.3.4.10.).
Süreç yönetimine ilişkin süreç kartları ve iş akışları tüm birimler tarafından benimsenmiştir Süreç kartlarında yer alan iş akışları kapsam alanına göre akademik, idari ve öğrenci olmak üzere kategorize edilmiş ayrıca süreçlere ilişkin prosedürler hazırlanmıştır (A.3.4.5.) (A.3.4.6.) (A.3.4.7.). Süreç yönetimini iyileştirmek üzere iş akış şemalarında yer alan süreçlerle ilgili hizmet standartları çizelgesi oluşturulmuş böylece süreçlerin izlenmesi sağlanmaktadır. Bunun yanı sıra birimlerde iş akış süreçlerinin gözden geçirilmesi adına kontrol ve iyileştirme faaliyetleri yürütülmektedir(A.3.4.8.) (A.3.4.9.).
Olgunluk Düzeyi (4): Kurumda süreç yönetimi mekanizmaları izlenmekte ve ilgili paydaşlarla değerlendirilerek iyileştirilmektedir.
KANITLAR 1
KANITLAR 2