A.1. Liderlik Ve Kalite

A.1. Liderlik ve Kalite

A.1.1. Yönetişim modeli ve idari yapı

Üniversitemiz 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde idari yapılanmasını tamamlamıştır. İlgili mevzuat hükümlerinin ön gördüğü kurul ve komisyonların yanı sıra üniversite bünyesinde ihtiyaç duyulan kurul ve komisyonlar kurularak işlerlikleri sağlanmaktadır (A.1.1.1.)(A.1.1.2).

Üniversitemizin üst yönetim örgütlenmesi tüzel kişiliği temsil eden Rektör, Rektöre bağlı Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, İç Denetim Birimi, Fakülteler, Enstitüler, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları, Araştırma Merkezleri, Koordinatörlükler, Daire Başkanlıkları ve İdari Birimlerden oluşmaktadır. Ayrıca Senato ve Yönetim Kurulu üst yönetimin karar verme mekanizmasını oluşturmaktadır. Üniversitemize ait bağlı olma ilişkilerini temsil eden organizasyon yapısı web sitesinde ilan edilerek paydaşlarca bilinirliği sağlanmış ve organizasyon şeması gözden geçirilerek gerekli iyileştirmeler yapılmaktadır. Organizasyon şemasıyla ilgili 2023 yılında yapılan değerlendirmede yeni kurulan Afet ve Acil Durum Koordinatörlüğü eklenmiş buna karşın Yeşil Alan Müdürlüğü ise Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı uhdesine girdiğinden organizasyon şemasından çıkarılmıştır. Böylece güncellenen organizasyonel yapının sürekliliği ve gerçeği yansıtması sağlanmıştır (A.1.1.6.).

Üniversitenin tüm birimlerinde kendine özgü yapılarına göre (Akademik/İdari/ Koordinatörlük) organizasyon yapılanması bulunmakta ve birimlerin web sitelerinde ilan edilerek paydaşlara duyurulmaktadır (A.1.1.3.) Birimlerin organizasyon şemalarını gözden geçirerek gerçekleşmeye uygun hale getirmeleri için birim Liderlik, Yönetişim ve Kalite temsilcileriyle toplantı yapılarak bilgilendirmede bulunulmuş ayrıca birimlere Kontrol Mekanizması Çizelgesi gönderilerek organizasyon şemalarını revize etmeleri istenmiştir. Böylece örgütsel yapının sürekliliği ve güncelliğinin kurumun geneline yayılması amaçlanmıştır (A.1.1.7.) (A.1.1.8.).

Üniversitenin örgütsel yapısına bağlı olarak görev tanımları hazırlanmış ve web sitelerinde ilan edilerek paydaşlara duyurulmuştur. Örgütsel yapıdaki bağlı olma ilişkileri, yetki devri ve sorumluluk alanları görev tanımlarıyla planlanmıştır. Bununla birlikte örgütsel yapıda temsil edilen ilişkiler ve hiyerarşi doğrultusunda süreçlere ilişkin akış şemaları oluşturulmuştur. Görev tanımları ve İş akış süreçlerine ilişkin kontrol ve iyileştirme çalışmaları birimlere gönderilen Kontrol Mekanizması Çizelgesi ile sağlanmıştır (A.1.1.4.) (A.1.1.5.). 

Olgunluk Düzeyi (4): Kurumun yönetişim ve organizasyonel yapılanmasına ilişkin uygulamaları izlenmekte ve iyileştirilmektedir.

A.1.2. Liderlik

Üniversitemiz; yükseköğretim ekosistemindeki gelişmeler, yeni eğilimler ve paydaş beklentilerini önceleyerek kurumu geleceğe hazır tutmayı amaçlayan çevik liderlik anlayışına sahiptir. Kurum, eğitim öğretim başta olmak üzere tüm süreçlerde kalite kültürünün yaygınlaşması ve içselleştirilmesini önemseyen liderlik anlayışla, kalite süreçlerini yürütmektedir. Bu bağlamda kalite süreçlerinin ilk adımı olarak kalite koordinatörlüğüne bağlı olarak çalışan Liderlik, Yönetişim ve Kalite, Eğitim-Öğretim, Ar-Ge ve Toplumsal Katkı olmak üzere dört farklı kalite komisyonu alt çalışma grupları kurularak Rektör yardımcıları nezaretinde her hafta toplanmaları sağlanmıştır (A.1.2.2.). Söz konusu alt çalışma gruplarının başkanları, Rektör başkanlığında Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Kalite Koordinatörlüğü temsilcileri ve İç Denetim birim temsilcisinden oluşan kalite komisyonunda, her hafta çalışmalarıyla ilgili bilgi sunmaktadır (A.1.2.1 )( A.1.2.3).

Kalite komisyonu, kalite alt çalışma gruplarının çalışmaları değerlendirilerek izleme ve iyileştirmeler yapılmaktadır. Belirlenen iyileştirme çalışmaları kapsamında Kalite ve Akreditasyon Konferansı, birimlere yönelik kalite eğitimleri, sertifika programları (iç tetkik, risk tabanlı proses ve toplam kalite yönetimi), kalite yönetim sistemlerine ilişkin eğitimler düzenlenmiştir (A.1.2.9.). (A.1.2.10.). (A.1.2.11.).

Kalite kültürünün kurumun geneline yayılması amacıyla tüm birimlerde kalite komisyonları kurulmuş ve haftalık toplantılar yapılmaktadır (A.1.2.4.) (A.1.2.5.) (A.1.2.16.). Birim kalite toplantılarına ilişkin tutanaklar belirli periyotlarda kalite koordinatörlüğüne gönderilmektedir. Bu şekilde birimlerde kalite süreçlerinin izlenmesi yapılmaktadır. Bununla birlikte birim amirlerinin katılımıyla ayda bir kez kalite toplantıları yapılmaktadır. Birim amirlerinin kalite komisyon başkanı sıfatıyla katıldığı toplantılarda birimlerde alınan kararlar ve yapılması gereken iyileştirme çalışmalarıyla ilgili değerlendirmeler yapılmaktadır (A.1.2.13.).

Çevik liderlik anlayışı gereği üniversitenin tüm paydaşlarıyla değerlendirme, izleme ve iyileştirme yapmak üzere bir araya gelinmektedir. Kalite koordinatörlüğü tarafından uygun görülen tarihlerde birim kalite koordinatörleri, uygulama araştırma merkez müdürleri, koordinatörlükler, iç tetkik ekibi, engelli birim koordinatörlüğü ve dış paydaşlarla bir araya gelinmiştir (A.1.2.17.) (A.1.2.18). Kalite süreçleriyle ilgili farkındalığı arttırmak ve içselleştirilmesini sağlamak üzere birimlerde her bir alt çalışma grubu için (Liderlik, Yönetişim ve Kalite, Eğitim-Öğretim, Ar-Ge ve Toplumsal Katkı) temsilcilerden oluşan komisyon kurularak toplantılar yapılmıştır (A.1.2.5.). Öğrencilerin kalite farkındalığını arttırmak ve kalite süreçlerine katılımını sağlamak üzere kalite topluluğu kurulmuştur (A.1.2.6.). Kalite topluluğunun çalışmaları ile ilgili kalite koordinatörlüğünün başkanlığında toplantılar gerçekleştirilmektedir. Ayrıca akademik birimlerde müfredata kalite içerikli dersler eklenerek öğrencilerin farkındalık düzeylerinin arttırılması için çalışmalar yürütülmektedir (A.1.2.7.).

Olgunluk Düzeyi (4): Liderlik uygulamaları ve bu uygulamaların kalite güvencesi sistemi ve kültürünün gelişimine katkısı izlenmekte ve bağlı iyileştirmeler gerçekleştirilmektedir.

A.1.3. Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi

Üniversitemiz bölgesel ve ulusal ihtiyaçları göz önünde bulundurarak Bölgesel Kalkınma Odaklı Misyon Farklılaşması ve İhtisaslaşması Projesi’ne tarım ve hayvancılık alanında başvurusunu gerçekleştirmiştir. YÖK tarafından bu kapsamda 2018 yılında tarım ve hayvancılık alanında ihtisas üniversitesi olarak seçilmiştir. Üniversitemizde yükseköğretim ekosistemindeki eğilimleri ihtisas alanına odaklanarak takip etmek ve değişime ayak uydurmak üzere Tarım ve Hayvancılık İhtisaslaşma Koordinasyon Merkezi Koordinatörlüğü kurulmuştur (A.1.3.1). Bununla birlikte ihtisas alanının alt branşlarıyla ilgili olarak Arımer, Keçimer, Tarımsal Uygulama ve Araştırma Merkezi gibi merkezler kurularak ihtisas allananındaki branşlarda değişimler takip edilmektedir (A.1.3.2.).

İhtisaslaşma alanıyla ilgili 2023-2027 Stratejik Planında belirlenen hedef ve amaçlar altı aylık periyotlarla izlenmekte ve Rektör başkanlığında birim amirlerinin katıldığı gözden geçirme toplantısında sunularak gerekli değerlendirmeler yapılmaktadır(A.1.3.3.) (A.1.3.19.). Bununla birlikte Tarım ve Hayvancılık İhtisaslaşma Koordinasyon Merkezi Koordinatörlüğü tarafından Rektör ve üst yönetimin katılımıyla yerel, ulusal ve uluslararası çevrede yaşanan gelişmeleri takip etmek ve değerlendirmelerde bulunmak üzere paydaşlarla toplantılar yapılmaktadır (A.1.3.4.) (A.1.3.5.)(A.1.3.6.) (A.1.3.20.). Bu toplantılar doğrultusunda kurumsal kapasitenin geliştirilmesine yönelik iyileştirme çalışmaları kapsamında bölgenin en büyük Hayvan Sağlığı Uygulama ve Araştırma Hastanesi faaliyete geçmiştir (A.1.3.7.). Ayrıca Reprodüktif Biyoteknoloji Merkezi kurularak 1000 m2 kapalı alana yayılan laboratuvarlar ve hizmet binası, 600 baş kapasiteli iki keçi ağılı, karantina ağılı ve depolama alanları ile 2023 yılında hizmet vermeye başlamıştır (A.1.3.8.). Bununla birlikte spermatolojik laboratuvarı sperma üretimi için gerekli kuruluş ve çalışma izinleri için T.C. Tarım ve Orman Bakanlığına başvurusunu gerçekleştirilmiş ve denetimleri başarıyla geçmiştir (A.1.3.9.). Ayrıca ilin ihtiyaçları doğrultusunda ihtisaslaşma alanına yönelik projeler geliştirilerek hayata geçirilmiş ve üreticilere yönelik eğitimler düzenlenmiştir (A.1.3.16.) (A.1.3.17.) (A.1.3.18.).

Dijital dönüşüm kapsamında üniversitemiz bilişim alt yapısı yenileme kararı alınmış ve bilgiye erişim ve teknolojik altyapının güçlendirilmesi adına çalışmalar yürütülmektedir (A.1.3.10.). Bunun yanında Harran Üniversitesiyle yapılan protokol kapsamında akademik veri izleme ve akademik teşvik başta olmak üzere dijital veri tabanı iyileştirme ve kapasite geliştirme faaliyetleri yürütülmektedir (A.1.3.11.). Ayrıca üniversitenin sahip olduğu öğrenci sayısının arttırılması, eğitim öğretim alt yapısının ve sosyal alanların iyileştirilmesi konusunda paydaş görüşleri alınarak iyileştirmeler yapılmaktadır (A.1.3.12.) (A.1.3.13.) (A.1.3.14.) (A.1.3.15.).

Üniversitenin ulusal ve uluslararası derecelendirme kuruluşlarının ölçüt olarak kullandıkları parametrelerin oluşturulması, derlenmesi, takip edilmesi ve karar alma mekanizmasına dahil edilerek dönüşümün sağlanması amacıyla veri koordinatörlüğü kurulmuştur.

Olgunluk Düzeyi (4): Amaç, misyon ve hedefler doğrultusunda gerçekleştirilen değişim yönetimi uygulamaları izlenmekte ve önlemler alınmaktadır.,

A.1.4. İç kalite güvencesi mekanizmaları

Kalite süreçlerinin yönetimi ve koordinasyonunu sağlamak amacıyla kalite koordinatörlüğü kurulmuş, görev ve sorumlulukları yönergeyle belirlenmiştir. Koordinatörlüğe bağlı alt çalışma grupları ve birim komisyonları kurularak üniversite genelinde planlama uygulama, izleme ve iyileştirme çalışmalarının yürütülmesi sağlanmıştır. Kalite alt çalışma grubu tarafından koordinatörlüğe yapılan geri bildirimler kalite komisyonunda karar alma süreçlerine dahil edilerek değerlendirilmektedir(A.1.4.2. A.1.4.3.) Bu bağlamda akreditasyon süreçlerini desteklemek üzere kalite koordinatörlüğü bünyesinde Akreditasyon Danışmanlık Birimi kurulması planlanmaktadır.

Üniversitemiz eğitim-öğretim ve yönetimsel süreçlerini kalite güvencesi kapsamında yürütmekte ve PUKÖ çevrimleri kapsamında bu süreçlerin işleyişine ilişkin ayrıntıların yer aldığı Kalite Güvence Sistem Kılavuzu hazırlanarak ilan edilmiştir (A.1.4.1). PUKÖ çevrimleri itibarı ile takvim yıllı temelinde işlemler, yetki ve sorumluluklar iş akış şemaları ve görev tanımları ile planlanarak uygulanmakta ve değerlendirilmektedir (A.1.4.4.) (A.1.4.5.). İş akış şemalarında yer alan süreçlerden bir kısmı izlenmesini kolaylaştırmak amacıyla hizmet standartları çizelgesi hazırlanmıştır (A.1.4.11.).

Kalite süreçlerinin üniversitemizin tüm birimlerinde yürütülmesi ve izlenmesi ISO 9001-2015 kapsamında yapılmaktadır. Aynı zamanda ISO 9001-2015 Toplam Kalite Standardı Türk Standartları Enstitüsü tarafından dış tetkikler vasıtasıyla akredite edilerek belgelenmektedir. İç tetkik süreçlerinin geri bildirimleri ilgili birime ve üst kurula sunularak izleme sonuçları değerlendirilmekte ve gerekli iyileştirmelerin yapılması sağlanmaktadır (A.1.4.15.). İç kalite güvence mekanizmasının önemli bir unsuru olan iç tetkik süreçlerinin daha etkin gerçekleştirilmesi amacıyla üniversitemizin tüm birimlerinin temsil edildiği yeni bir ekip daha oluşturulmuştur Bu ekip için Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi, Risk Tabanlı Proses Eğitimi ve Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Eğitimi verilerek iç tetkiklerle yürütülen izleme mekanizmasının iyileştirmesi sağlanmıştır (A.1.4.14.). Bunun yanı sıra faaliyetlerin kontrol edilerek değerlendirilmesi amacıyla üst yönetim düzeyinde ve birimlerde Yönetim Gözden Geçirme (YGG) toplantıları yapılmaktadır (A.1.4.12.).

Üniversitemizde iç kontrol mekanizmasının bir diğer unsuru hazırlanan yıllık raporlardır. Birimler faaliyetlerine ilişkin izleme ve değerlendirmeler; Faaliyet Raporları, Brifing Raporları, birimlerin hazırladığı KİDR ve Performans göstergeleriyle gerçekleştirmektedirler. Strateji Daire Başkanlığı tarafından derlenen faaliyet raporları üst yönetime sunulmak üzere raporlanarak karar alma süreçlerine dahil edilir.  Faaliyet raporları web sitesinde ilan edilerek kamuoyuyla paylaşılmaktadır (A.1.4.7.) (A.1.4.8.) (A.1.4.9.) (A.1.4.13.). 

Olgunluk Düzeyi (4): İç kalite güvencesi sistemi mekanizmaları izlenmekte ve ilgili paydaşlarla birlikte iyileştirilmektedir.

A.1.5. Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik

Üniversitemiz benimsemiş olduğu şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkesi doğrultusunda faaliyetleriyle ilgili iç paydaşları ve kamuoyunu bilgilendirmektedir. Bilgilendirme süreciyle ilgili yöntem ve politika belirlenerek web sitesinde ilan edilmiştir (A.1.5.1.) (A.1.5.2.). Hesap verebilirlik ile ilgili bağlı olma/rapor verme ilişkileri organizasyon şeması, iş akış süreçleri ve görev tanımlarıyla belirlenmiş ve uygulanmaktadır. Ayrıca bunlar web sitesinde ilan edilerek paydaşlarca bilinirliği sağlanmaktadır (A.1.5.3) (A.1.5.4) (A.1.5.5).

Üniversitemiz kamuoyu ve iç paydaşlarıyla iletişim kurabileceği kanalları çeşitlendirerek güçlendirmiştir.  Bu noktada; web sayfası, sosyal medya kanalları, mail adresi, dilek, şikâyet ve öneri otomasyonu etkin bir şekilde kullanılmaktadır (A.1.5.6.) (A.1.5.7.) (A.1.5.8.) (A.1.5.9.) (A.1.5.10.). Hem üniversite web sayfası hem de üniversiteye bağlı birimlerin web sayfaları belirli periyotlarda gözden geçirilerek güncel ve erişilebilir bilgi sunmaları sağlanmaktadır. Bu konuda gözden geçirme ve iyileştirme mekanizması oluşturmak amacıyla birimlerde web sitesi sorumluları belirlenmiş ve söz konusu personellere ihtiyaç doğrultusunda web sitesi kullanımına ilişkin eğitim verilmiştir (A.1.5.11.) (A.1.5.12.) (A.1.5.13.). Ayrıca web sitelerinin güncel tutulması, izleme ve iyileştirmenin tüm birimlerde eş güdümlü olarak gerçekleştirmesi sağlanmıştır (A.1.5.15.).

Üniversitemizde personel alımları ve senato kararları gibi yönetimsel süreçlerle ilgili duyurular web sayfaları aracılığıyla paylaşılmaktadır (A.1.5.17.)( A.1.5.18.). Bunula birlikte haberler ve duyurular kısmında güncel gelişmelerin takip edilmesi sağlanmaktadır. Ayrıca Kampüs Portal otomasyon sistemiyle kurum içi bilgi ve iletişimin gerçekleştirilmesi sağlanmaktadır (A.1.5.16.). 

Olgunluk Düzeyi (4): Kurumun kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik mekanizmaları izlenmekte ve paydaş görüşleri doğrultusunda iyileştirilmektedir.

KANITLAR 1 

KANITLAR 2